Организация рабочего времени

Принято считать, что время работает на нас, однако при неправильном его распределении в течение дня, можно получить обратный эффект. С каждым годом появляется все больше консалтинговых фирм, которые заниматься обучением бизнесменов, так называемому тайм-менеджменту (с английского – организация времени). Неужели грамотно распределять время стало необходимостью и для простых людей? Скорее всего, ответ положительный.

Причины нехватки времени

• спешка;

• неумение сконцентрироваться и разложить дела «по полочкам»;

• возможность доделывать работу дома;

• слабая мотивация;

• неумение организовать рабочее время.

Пожалуй, последний пункт и есть первопричина. Попробуем привести примерный план действий для рационального использования времени.

Научитесь планировать свое время. Это значит, что нужно думать не только о том, что сделать сегодня, но и пару шагов вперед. Для этого лучше всего использовать ежедневник. С его помощью, вы сможете определить, какие дни являются более загруженными, а какие свободными.

Поставьте перед собой точную цель. Не имея ее, мы часто тратим силы на бесполезное «мотание», в поисках того, что действительно хотим. Определив конкретную точку назначения, проще двигаться по прямой.

Сконцентрируйтесь на главном. Составьте список дел, начиная с наиболее важного. Не преступайте к следующему пункту, не завершив до конца предыдущий.

Создайте для себя стимулы. Поощряйте свои успехи.

Определите точные сроки на выполнение того или иного дела. Не смещайте сроки ни при каких обстоятельствам. Однако стоит уточнить, что количество отведенного времени должно быть реальным.

Станьте более решительным. Не старайтесь отложить сложное дело на потом, избегайте колебаний в принятии решений. Твердо и четко беритесь за дело, не взвешивая степень его трудности.

Экономьте время на поиски одной и той же информации. То есть, держите под рукой справочники, адреса, телефоны, почту тех, кто постоянно нужен по работе.

Учитесь слышать, а не слушать, тогда вы сможете избежать досадных неудач.

Внимательно читайте, между строками может быть спрятана истина.

Четко выражайте свои мысли, как устно, так и письменно, во избежание лишних вопросов, которые приводят к потере времени.

Забудьте про шаблонное мышление. Любая идея может быть усовершенствована. Думайте своей головой.

Если ваша работа связана с руководством, то установите определенные часы приема, чтобы иметь возможность не отрываться постоянно от дел.

Периодически контролируйте, насколько эффективно вы потрудились.

Придя на работу – работайте. Обсуждение проблем, распитие чая с коллегой, чтение новостей, все это трата времени впустую, за которую придется расплачиваться работой дома.

Группируйте однотипные проблемы, таким образом, вы сможете делать несколько дел сразу.

Чередуйте виды деятельности и сможете избежать усталости и улучшить производительность труда.

Откажитесь от курения, помимо того, что вы сэкономите, по меньшей мере, час за день, вы сможете улучшить состояние организма в целом.

Храните всю документацию в полном порядке. Наличие под рукой всего необходимого – дополнительная экономия времени.

Давайте организму физическую нагрузку, это обеспечит повышение работоспособности.

Следуя этим простым правилам, вы научитесь организовывать грамотно свое рабочее время, сумеете сэкономить силы на организацию дел, поймете, что способны на большее. Не отчаивайтесь, если не получится следовать всем пунктам беспрекословно, в любом случае, изменив, хотя бы половину в своей привычной рабочей среде, вы уже заметите значительные улучшения и сможете понять еще одну истину: чем больше делаешь, тем больше успеваешь.